6 dicas de como organizar um evento pequeno com boa estrutura

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10 de maio de 2018

6 dicas de como organizar um evento pequeno com boa estrutura

Você pretende promover uma festa para seus clientes, fazer o primeiro show da sua banda ou simplesmente reunir a galera para dançar e se divertir, mas não sabe como organizar um evento pequeno, mas que ofereça uma boa estrutura para os seus convidados?

Confira algumas das nossas dicas e veja como é possível organizar um evento inesquecível, mesmo que com poucas pessoas e sem um grande investimento.

1 – Espaço

Você não precisa alugar um grande salão de festas para organizar um evento bem estruturado. O mais importante é contar com um espaço que acomode o público com conforto e seja bem localizado, com fácil acesso para os convidados.

Por diversos fatores, nem sempre o local disponível será perfeito para o evento em questão; por isso, é muito importante usar a criatividade e investir em uma boa decoração.

2 – Decoração

A decoração é um dos pontos mais importantes sobre como organizar um evento. Afinal, mesmo que você não consiga locar o espaço ideal, com alguns toques é possível transformar o ambiente. Se o piso, por exemplo, está gasto ou não combina com o tema do evento, vale investir em lonas e carpetes.

Espaços abertos podem se tornar muito mais confortáveis com tendas, que protegerão os convidados do sol ou da chuva. Se necessário, alugue mesas e cadeiras e invista em uma iluminação que valorize o ambiente. Dependendo do tipo do evento, apenas essas providências já serão o suficiente para tornar o espaço muito mais atrativo.

3 – Acústica

Se o seu evento é um show, nem é preciso dizer o quanto a boa acústica do local é importante, não é mesmo? Então, procure conhecer o lugar e, se possível, assista a um show no espaço que pretende locar. Além disso, no grande dia, a banda deve chegar cedo para testar todos os equipamentos.

Em festas, bailes e outros eventos, também é importante garantir que a acústica do ambiente seja agradável. Seja DJ ou banda, é preciso garantir que a música estará em um volume adequado, alto o suficiente para que as pessoas possam dançar e se divertir, mas não tanto ao ponto de causar incômodo ou as impeça de conversar.

4 – Comes e bebes

Se você pretende contratar um serviço de buffet para o evento, é muito importante confirmar a presença dos convidados para não encomendar mais ou menos comida do que o necessário. Certifique-se de estar contratando profissionais confiáveis e que prestarão um bom serviço.

Se deseja saber como organizar um evento em um bar ou restaurante, onde os convidados fazem seus pedidos e pagam pelo que consomem, procure conhecer os serviços, a faixa de preços e como funciona o atendimento (comandas, pedidos nas mesas etc.).

5 – Organização

Alguns eventos, como shows e peças de teatro, possuem lugares numerados. Por isso, é importante que a organização do evento conte com recepcionistas para receber o público e indicar os lugares corretos, bem como esclarecer qualquer dúvida que as pessoas possam ter quando chegarem ao local.

Uma boa equipe, mesmo que com poucos funcionários, pode fazer toda a diferença na organização do evento e contribuir muito para que tudo saia como o planejado.

6 – Segurança

Mesmo eventos pequenos precisam de atenção especial com a segurança. Afinal, são pessoas reunidas em um único local, que deve estar preparado para qualquer tipo de emergência.

Se o evento for em um local fechado, como em um bar ou um restaurante, verifique se as saídas de incêndio estão bem sinalizadas e se existem portas antipânico. Também é muito importante contar com a presença de seguranças bem treinados nas entradas e saídas do local, além de profissionais que façam cumprir as leis e regras do ambiente, como, por exemplo, impedir o consumo de álcool por menores de 18 anos ou que as pessoas fumem em espaços fechados.

Gostou das nossas dicas sobre como organizar um evento que, mesmo pequeno, pode ser um grande sucesso? Então, continue acompanhando nossas postagens e deixe o seu comentário. Adoraríamos saber sua opinião!