Saiba o que não pode faltar na organização de eventos grandes

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Organizar eventos grandes é um desafio que requer muita organização, planejamento e criatividade. Todos os itens e detalhes envolvidos necessitam de foco e atenção e as variáveis envolvidas podem ser intermináveis.

Para quem não se organiza, é fácil se perder em meio a estruturas, convites, decoração, comidas e todos os vários processos e fornecedores envolvidos em qualquer evento, quem dirá em uma produção grande. Por isso, a organização de eventos requer um planejamento muito bem feito, envolvendo todas as etapas de forma a englobar todos os itens necessários e tentando minimizar ao máximo os problemas e imprevistos.

Para não deixar que nada estrague seu evento, a chave é se organizar. Aqui vão algumas dicas sobre os itens que não podem faltar em grandes eventos.

1. Conheça o evento

O primeiro passo é entender que tipo de evento será realizado e qual a visão que o cliente espera para aquela ocasião. Liste o local, a duração, o número de pessoas que participarão, qual o tipo (casamento, evento corporativo, festa, entre outros) e o estilo que o cliente busca (moderno, clássico, informal etc.).

Nessa hora, é fundamental obter o máximo de informações para iniciar o planejamento e listar tudo que será necessário.

2. Faça um check list

A próxima etapa da organização de eventos é fazer uma lista de tudo que será fundamental, conforme as definições do evento acordadas com o cliente. Tente ser bastante específico nos itens necessários e divida seu check list em categorias de itens: estrutura, materiais, recursos humanos, alimentação, entre outras.

3. Fornecedores

Depois de listar tudo o que precisa, entre em contato com os fornecedores para realização dos orçamentos e estabelecimento de prazos. Entre em contato com os fornecedores com certa antecedência, a fim de poder procurar os melhores preços e prazos, além de combinar os detalhes com bastante folga. Eventos grandes, em geral, precisam de grandes fornecimentos em quantidades e o fornecedor precisará de um prazo adequado para poder te atender.

4. Estrutura

A estrutura é um capítulo à parte em eventos de grande porte. Seja pelo número de participantes ou pela duração do evento, normalmente é necessário providenciar uma boa estrutura para acomodar os participantes. A necessidade da instalação de um piso para cobrir o gramado deve ser avaliada no início, pois é um item que influenciará muito a montagem das outras estruturas envolvidas, como palco, coberturas, assentos e telão, entre outras.

5. Mão de obra

Outro ponto crítico na organização de eventos é a mão de obra. Normalmente, são necessárias várias pessoas para realizar tarefas simultâneas, para que tudo fique pronto no prazo correto. As empresas de montagem possuem pessoal para realizar estas tarefas, mas a supervisão das atividades deve realizada de perto. Além disso, tarefas de organização e ajuste de detalhes devem ser feitas a todo o tempo. Verifique se a equipe envolvida no evento possui pessoas suficientes para realizar todas as atividades necessárias.

Uma equipe para trabalhar durante o evento, com garçons, serventes e recepcionistas, deve ser prevista e contratada com antecedência.

6. Tenha jogo de cintura

Imprevistos acontecem e, quanto maior o evento, maior é o número de variáveis envolvidas. Identifique os pontos mais críticos (como o buffet de um jantar, por exemplo), que realmente podem arruinar o evento, e tenha um plano de contingência. Se algo fora destes itens sair do controle, mantenha a calma e tente resolver da melhor forma possível. O importante é ter a cabeça fria, estar preparado e manter o bom humor.

Você sabia de todas essas dicas? Comente agora mesmo e coloque-as em prática nos seus próximos eventos.

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